Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta (asiakirjajulkisuuskuvaus) sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Metsähallitus on laissa mainittu tiedonhallintayksikkö.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus Metsähallituksen asiankäsittelystä, asiarekisteristä ja palvelujen tiedonhallinnasta. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kerrotaan, missä laajuudessa Metsähallitus käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Kuvauksen avulla asiakas voi kohdentaa ja yksilöidä tietopyyntönsä, jotta asiakirja löytyisi paremmin.

Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kuvatut tietovarannot voivat sisältää salassa pidettäviä tietoja. Lähtökohtaisesti tämä voi koskea kaikkia tietovarantoja. Siltä osin kuin on tunnistettu tietovarantoja, jotka sisältävät salassa pidettäviä tietoja, salassapito on selvyyden vuoksi tuotu näissä esille. Salassa pidettäviä tietoja ei tiedonhallintalain mukaan sisällytetä asiakirjajulkisuuskuvaukseen.

Metsähallituksen asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta

Metsähallituksen asiarekisteri on looginen kokonaisuus Metsähallituksessa vireille tulleista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteri sisältää yhteiset asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Metsähallituksen asianhallintajärjestelmiin, operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon.

Asiarekisteri koostuu tällä hetkellä kahdesta aktiivisessa käytössä olevasta tietojärjestelmästä sekä paperiarkistosta. Nämä tietojärjestelmät ovat asianhallintajärjestelmä ja Cloudia-hankintajärjestelmä. Tulevaisuudessa Metsähallituksen asiarekisteri laajenee ja sen piiriin on tulossa muun muassa vuokrasopimukset, maanomistajan suostumukset ja luonnonsuojelualueluvat käsittävä tietojärjestelmä sekä Erälupien lupatietojärjestelmä.

Palvelujen tiedonhallinta on muun kuin asiankäsittelyn yhteydessä muodostuvien tietoaineistojen hallinta, kuitenkin niin, että niissä muodostuvat asiakirjat ovat haettavissa yksilöivällä tunnuksella. Metsähallituksessa palvelujen tiedonhallintaan kuuluu useita tietojärjestelmiä. Tätä kuvataan tarkemmin tietovarannoittain.

Joidenkin palvelujen tiedonhallintaan kuuluvien tietovarantojen tuottamiseen liittyy toimintaprosesseja, jotka sisältävät asiankäsittelyä, ja niissä syntyvät asiakirjat säilytetään asianhallintajärjestelmässä tai arkistossa. Tämä tuodaan erikseen esille kussakin kuvatussa tietovarannossa.

Asiakirjajulkisuuskuvauksessa esitellyt tietovarannot sisältävät tietoaineistoja, jotka on jaoteltu tietoryhmittäin. Asiarekisterin ja palvelujen tiedonhallinnan sisältöä kuvataan tarkemmin tietovarannoittain.

Tietopalvelu ja tietopyynnöt (tietojen antamisesta päättävä viranomainen)

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta viranomaisen asiakirjasta. Tietopyyntö tulee yksilöidä, jotta siitä ilmenee, mitä asiakirjoja pyyntö koskee. Julkiseen asiakirjaan kohdistuvaa tietopyyntöä ei tarvitse perustella.
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö: Pyynnössä tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja henkilöllisyys pitää pystyä todentamaan. Asianosaisella on oikeus saada tietyin edellytyksin tietoa myös salassa pidettävästä tiedosta julkisuuslain 11 §:n nojalla. Jokaisella on oikeus saada tietoa itseään koskevasta asiakirjasta julkisuuslain 12 §:n nojalla. Näissä tapauksissa tiedon pyytäjän henkilöllisyys on selvitettävä.

Tietopyynnön ratkaisee pyynnön saanut Metsähallituksen yksikkö, joka vastaa myös tietopyyntöihin liittyvien kysymysten hoitamisesta. Mikäli asiakirjapyyntöön ei voida suostua, ilmoitetaan asiakirjan pyytäjälle perusteltu syy kieltäytymiselle ja tiedustellaan, haluaako pyynnön esittäjä saada tietopyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi, eli saada asiassa Metsähallituksen kirjallisen päätöksen. Julkisuuslain mukaan tietojen antamista koskevasta hallintopäätöksestä (Metsähallituksen kirjallinen päätös) saa valittaa hallinto-oikeuteen, ja päätöksessä on mukana valitusosoitus.

Yhteystiedot tietopyynnön tekemiseksi

Tietopyynnöt voi esittää esimerkiksi sähköpostilla, kirjeitse tai puhelimitse.
Pyydämme toimittamaan tietopyynnöt kirjaamoon, osoitteeseen:
kirjaamo@metsa.fi tai postitse Metsähallitus, PL 94 (Ratatie 11), 01301 Vantaa tai puhelimella vaihteeseen 0206 39 4000.
Laajemmissa ja yksilöintiä vaativissa tietopyynnöissä voimme pyytää tietopyynnön kirjallisena.
Tietopyynnöt rekisteröidään asianhallintajärjestelmään määräaikojen seuraamiseksi ja kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealle taholle.