Metsähallituksen ilmoituskanava ja ilmoittamisohjeet

Metsähallituksen ilmoituskanavassa kuka tahansa voi ilmoittaa Metsähallituksen toimintaan liittyvistä väärinkäytöksistä tai väärinkäytösepäilyistä. Voit tehdä ilmoituksen tapahtumista, teoista tai toimintatavoista, joiden tiedät tai epäilet olevan kansallisen tai EU-lainsäädännön, Metsähallituksen toimintatapaohjeen tai muiden Metsähallitusta sitovien normien tai ohjeiden vastaisia.

Meille on tärkeää, että saamme mahdollisuuden puuttua epäkohtiin, kehittää toimintaamme ja varmistaa toimintamme olevan toimintatapaohjeemme mukaista, vastuullista ja eettistä.

Voit tehdä ilmoituksen omalla nimelläsi tai nimettömänä. Ilmoituskanavaa hoitaa ulkopuolinen kumppani, WhistleB, Whistleblowing Centre, nimettömyyden varmistamiseksi. Ilmoitusmenettely on salattu ja suojattu salasanalla. Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti.

Metsähallitus noudattaa ilmoituskanavan ylläpitämisessä ja ilmoitusten käsittelyssä ilmoittajansuojelulakia (laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta, 1171/2022.)

Huomioithan, että tavallista asiakaspalautetta voit antaa palautekanavissamme:

• www.metsa.fi/palaute
• www.luontoon.fi/palaute

Ilmoittamisohjeet

Milloin ja miten ilmoitus tehdään? 

Jos havaitset tai epäilet kansallisen tai EU-lainsäädännön, Metsähallituksen toimintatapaohjeen tai muiden Metsähallitusta sitovien normien tai ohjeiden rikkomista, ilmoita asiasta välittömästi.

Tee ilmoitus Metsähallituksen ilmoituskanavaan osoitteessa: https://report.whistleb.com/metsahallitus

Ilmoituspalvelussa ilmoittaja voi halutessaan keskustella nimettömästi asian käsittelijöiden kanssa.

Ilmoituskanavan hallinnointi

Ilmoituskanavaa hallinnoi WhistleB (Whistleblowing Centre AB), joka on ulkoinen, puolueeton palveluntarjoaja. Metsähallitus tai WhistleB ei pysty tunnistamaan ilmoituksen jättäjää, paitsi jos itse kerrot yhteystietosi ilmoituksessa. WhistleB ei tallenna ilmoituksiin liittyvää metadataa eikä pysty tunnistamaan raportoijan IP-osoitetta.

Ilmoitusten käsittely

Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti ja puolueettomasti. Ilmoituksia käsittelevät vain tähän tehtävään nimetyt Metsähallituksen riskienhallinta-, lakiasiat- ja henkilöstötoimintojen edustajat. Lisäksi Metsähallitus voi käyttää yksittäisen ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi ja mahdollisissa ilmoituksen johdosta tehtävissä jatkotoimenpiteissään tarvittavia Metsähallituksen asiantuntijoita. 

Vain käsittelijöillä on pääsy ilmoituksiin ilmoituskanavan kautta. Jokaista käsittelijää sitoo ilmoittajansuojelulain 32 §:n mukaista salassapitovelvoite, jolla taataan käsittelyn luottamuksellisuus. Käsittelijät raportoivat saaduista ilmoituksista kootusti Metsähallituksen ylimmälle johdolle.

Ilmoituksen käsittelyyn ei osallistu sellaisia henkilöitä, joita epäilty väärinkäytös koskee tai joilla on yhteyksiä siihen.

Ilmoituksen vastaanotto ja paikkansapitävyyden selvittäminen

Ilmoituksen jättäjä saa ilmoituksestaan vastaanottoilmoituksen. Käsittelijät pyrkivät selvittämään ilmoituksen paikkansa pitävyyden kolmessa kuukaudessa ilmoituksen jättämisestä. Jos selvitys ei valmistu kolmen kuukauden kuluessa tai mahdolliset toimet rikkomiseen puuttumiseksi ovat vielä kesken, käsittelijät ilmoittavat tästä ilmoittajalle. 

Käsittelijät voivat pyytää ilmoittajalta ilmoituskanavan viestitoiminnallisuuden avulla lisätietoja ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi. Ilmoittajalla ei kuitenkaan ole velvollisuutta antaa lisätietoja.

Rikkomiseen puuttumisen toimenpiteet

Jos ilmoitus osoittautuu paikkansapitäväksi, käsittelijät ryhtyvät tarpeellisiin toimenpiteisiin rikkomiseen puuttumiseksi. Käsittelijät tiedottavat suoritetuista tai suunnitelluista toimenpiteistä ilmoittajalle kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Toimenpiteiden tarpeellisuus arvioidaan objektiivisin kriteerein ottaen huomioon kunkin yksittäistapauksen erityispiirteet.

Jos Metsähallitus päätyy ilmoituksen johdosta käynnistämään esimerkiksi sisäisen tutkinnan, ilmoittajalle kerrotaan mahdollisuuksien mukaan tutkinnasta ja sen tuloksista.

Jos ilmoitus koskee yksinomaan ilmoittajan henkilökohtaisia oikeuksia, hänet ohjataan mahdollisuuksien mukaan käyttämään myös toisia ilmoituskanavia ja menettelyitä.

Käsittelyn lopettaminen

Asian selvittäminen voidaan joutua lopettamaan, jos

• ilmoitetusta rikkomisesta ei saada riittävästi selvitystä,
• rikkominen on objektiivisesti arvioiden vähäinen, tai
• menettely on mahdollisesti jo lopetettu eikä siihen puuttumiseksi olisi tarvittu erityisiä toimenpiteitä.

Ilmoittajalle tiedotetaan asian selvittämisen lopettamisesta perusteluineen.

Seuraamukset ilmoittajalle

Kenellekään, joka hyvässä uskossa kertoo epäilyistään tai havainnoistaan, ei aiheudu vastatoimia tai muita kielteisiä seuraamuksia. Ilmoittajalla tulee olla perusteltu syy uskoa rikkomista koskevan tiedon paikkansapitävyyteen ilmoittamishetkellä.

Ilmoituskanavan väärinkäyttö eli väärän tiedon tahallinen ilmoittaminen on sen sijaan vakava rikkomus, joka voi johtaa jatkotoimenpiteisiin, kuten ilmoittajansuojelulain mukaiseen sakkoon tai rikoslain mukaiseen rangaistusvastuuseen.

Henkilöllisyyden salassapito ja tietojen antaminen

Nimetöntä ilmoittajaa ei pyritä eikä pystytä tunnistamaan. Ilmoituskanavan tietojärjestelmä ei tallenna ilmoituksiin liittyvää metadataa eikä pysty tunnistamaan ilmoittajan IP-osoitetta.

Ilmoituksen voi halutessaan tehdä nimellä. Ilmoittajan nimi ei tule muiden kuin asian käsittelijöiden tietoon.

Lisäksi käsittelijät saavat antaa tiedon ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä toimivaltaiselle viranomaiselle, esitutkintaviranomaisille ja syyttäjälle sekä tuomioistuinkäsittelyssä tai tuomioistuimen ulkopuolisessa oikeudellisessa tai hallinnollisessa menettelyssä ilmoittajansuojelulain 33 §:ssä tarkemmin säädetyllä tavalla.

Ilmoittajansuojelulain 33 §:n mukaan myös ilmoituksen kohteella on oikeus ilmaista ilmoittajan henkilöllisyys ja saada viranomaiselta tieto ilmoittajan henkilöllisyydestä, jos se on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä. 

Henkilötietojen suoja

Niiden henkilöiden oikeuksiin, joita ilmoitukset koskevat, sovelletaan ilmoittajansuojelulakia ja tietosuojalainsäädäntöä.

Kaikki ilmoituksissa olevat henkilökohtaiset tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita ilmoituksen käsittelytarkoituksiin, viimeistään yhden kuukauden (30 päivän) kuluessa tutkimuksen loppuun saattamisesta. Asiakirjat anonymisoidaan, ja niistä poistetaan kaikki sellaiset tiedot, joiden avulla henkilö olisi tunnistettavissa joko suoraan tai välillisesti muiden tietojen kautta.