Tietosuojaseloste: Microsoft Forms 365
Metsähallituksessa käytetään Microsoft Forms – Microsoft 365 kyselytyökalua tapahtumien kutsuihin, ilmoittautumisiin, asiakaspalautteen keräämiseen, erilaisiin kyselyihin, viestintään sekä raportointiin. Käyttäjät eli ilmoittautuvat tai vastaajat ovat Metsähallituksen oman organisaation työntekijöitä ja Metsähallituksen ulkopuolisia henkilöitä, kuten asiakkaita tai sidosryhmien edustajia.
Henkilötietojen kerääminen
Microsoft Formsissa käsiteltävät henkilötiedot saadaan joko suoraan käyttäjältä, joka syöttää pyydetyt tiedot järjestelmään ilmoittautumisen tai kyselyn yhteydessä tai Metsähallituksen asiakastietorekisteristä. Rekisterissä käsitellään muun muassa rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen tai kyselyyn vastaajan etu- ja sukunimen, sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan liittyen annetut tarpeelliset tiedot mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika, asema, työnantaja, sukupuoli, tai allergiatiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Osallistujan ilmoittamat tiedot ja Metsähallituksen asiakastietorekisteri.
Henkilötietojen käsittely ja luovutus
Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, kyselyiden, palautteiden, yhteydenottojen, asioinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.
Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen tai kyselyyn, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.
Palveluntarjoaja tuottaa Microsoft Forms -työkalun Metsähallitukselle niin sanottuna Software as a Service (SaaS) mallina, missä tietoja ei käsitellä tai luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Mikäli tapahtuman järjestäminen sitä vaatii, voidaan henkilötietoja siirtää muille tapahtuman järjestämiseen osallistuville käsittelijöille. Tietoja käsittelevät myös järjestelmän ylläpitäjä, jonka käsittelytoimista sekä oikeuksista ja velvoitteista Metsähallitus on kirjallisesti sopinut.
Henkilötietojen suojaus
Microsoft Forms kyselytyökalun suojauksessa noudatetaan hyvää tietoturvakäytäntöä sekä voimassa olevia lakeja ja säädöksiä sekä niitä täydentäviä Metsähallituksen ohjeistuksia. Kyselyihin vastanneiden tiedot on rajattu käyttöoikeuksilla vain tietoja työssään tarvitseville henkilöille.
Henkilötietojen säilytys
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröityneen tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Kyselyjen ja palautteiden henkilötietoja säilytettään niin kauan, että tarpeelliset raportit ja selvitykset saadaan niiden pohjalta tehtyä. Henkilötiedot anonymisoidaan, kun työstämiseen tarvittu aika on kulunut, mutta kuitenkin viimeistään 6 kk kyselyn tai ilmoittautumisen päättymisestä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä itseään koskevat tiedot sekä oikeus pyytää epätarkkojen ja virheellisten tietojen oikaisemista ja niiden käsittelyn rajoittamista tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien tietojen poistamista, käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Edellä mainitut pyynnöt tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelytoimista.
Rekisterin pitäjän yhteystiedot
Tietosuoja-asioissa pyydämme ottamaan yhteyttä ensisijaisesti kirjallisesti suoraan rekisterinpitäjään: Metsähallitus/Kirjaamo, PL 94, 01301 Vantaa tai vaihtoehtoisesti tietosuoja(at)metsa.fi osoitteeseen.