Tietosuojaseloste: Luontopalvelujen yhteystietorekisterit

Monissa Luontopalvelujen tehtävissä osallistetaan ulkopuolisia tahoja tai pidetään niihin yhteyttä, usein jatkuvaluonteisestikin.

Osallistaminen liittyy kiinteästi esimerkiksi suojelualueiden hoidon ja käytön suunnitteluun sekä luonnonsuojelualueiden säädösvalmisteluun. Osallistamista voi liittyä myös esimerkiksi erilaisiin kehittämis- tai yhteistyöhankkeisiin sekä projekteihin. Tämän kaltaisissa osallistamisissa yhteystietojen käyttötarve on yleensä määräaikainen.

Luontopalveluilla on myös jatkuvaluonteista, vakiintunutta yhteistyötä sekä yhteydenpitoa ja viestintää monien paikallisten sidosryhmien ja tahojen kanssa. Tällaisissa tilanteissa yhteistyötahot ovat luonteeltaan varsin pysyviä, mutta yhteyshenkilöissä tapahtuu vaihtuvuutta.

Edelleen Luontopalveluilla on varsin yleisesti yksittäisiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin liittyvää tilapäisluonteista yhteydenpito- ja viesintätarvetta, joka edellyttää yhteystietojen käyttöä.

Tietojen kerääminen

Yhteystietorekisterien tiedot saadaan yleensä yhteystahoilta tai rekisteröidyiltä itseltään. Tietoja voidaan saada välitettynä myös muilta yhteistyötahoilta.

Rekisteröitäviä tietoja ovat yhteystahon nimi ja yhteyshenkilön nimi, lisäksi usein myös yksi tai useampi seuraavista: yhteyshenkilön sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, titteli.

Tietojen käsittely ja luovutus

Tietojen käsittely perustuu yleensä Luontopalveluille Metsähallituslaissa taikka luonnonsuojelusäädöksissä määriteltyjen julkisten hallintotehtävien tai muiden tehtävien hoitamiseen taikka Metsähallituksen yleiseen etuun.

Tietojen kokoamisesta, ylläpidosta, poistamisesta ja käytöstä vastaavat sellaiset Luontopalvelujen henkilöt, jotka työssään näitä tietoja tarvitsevat ja joille tällaiset oikeudet on annettu.

Tietoja ei käsitellä tai luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen suojaus

Yhteystietorekisterien tietojen suojauksessa noudatetaan hyvää tietoturvakäytäntöä sekä voimassa olevia lakeja ja säädöksiä sekä niitä täydentäviä Metsähallituksen ohjeistuksia.

Tietojen säilytys

Yhteystietoja käsitellään ja säilytetään tarvittavan ajan. Suuri osa yhteystietorekistereistä on luonteeltaan määräaikaisia, jolloin niiden käyttötarve on tyypillisesti 1–2 vuotta. Pieni osa yhteistyörekistereistä on kuitenkin luonteeltaan pysyväisluonteisia (esim. jatkuvaluonteiset yhteistyöryhmät).

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä itseään koskevat tiedot sekä oikeus pyytää epätarkkojen ja virheellisten tietojen oikaisemista ja niiden käsittelyn rajoittamista tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelytoimista, sekä muutoinkin käyttää tietosuoja-asetuksen ja sitä täydentävän kansallisen lainsäädännön mukaisia oikeuksiaan.

Rekisterin pitäjän yhteystiedot

Tietosuoja-asioissa pyydämme ottamaan yhteyttä ensisijaisesti kirjallisesti suoraan rekisterinpitäjään: Metsähallitus/Kirjaamo, PL 80, 00521 Helsinki tai vaihtoehtoisesti tietosuoja(at)metsa.fi-osoitteeseen.